Проведение мероприятий

Проведение мероприятий

Создание компании-организатора

Если не удается найти организацию в выпадающем списке, ее можно создать. 

Для этого наведите курсор на знак вопроса в блоке «Организаторы» и кликните по ссылке «создать».

Совместный доступ к редактированию мероприятия

Для того чтобы открыть доступ к редактированию мероприятия конкретному пользователю, укажите его ID или Ф. И. О. в разделе «Со-модератор» на странице создания или редактирования мероприятия.

Общие инструкции по созданию мероприятия

Чтобы создать мероприятие, необходимо пошагово заполнить все обязательные поля. Обязательные поля сопровождаются «*» синего цвета. 

Поля, не отмеченные как обязательные, вы можете оставить незаполненными на ваше усмотрение. 

 

1. Логотип мероприятия (обязательное поле)Вам необходимо загрузить логотип мероприятия, который будет отображаться на сайте и который увидят пользователи. Требования к изображению: 

  • минимальная ширина изображения 400 пикселей, минимальная высота изображения 400 пикселей, максимальный размер для изображений 2 МБ; 

  • формат логотипа только JPG, GIF, BMP или PNG; 

  • не используйте вертикальную картинку (даже если это фото, нужно обрезать и поменять пропорции); 

  • постарайтесь подобрать изображение в пропорции 16:9, так мероприятие будет лучше смотреться в календаре; 

  • постарайтесь не использовать только логотип или изображение, которое уже часто встречается в календаре мероприятий (если нужно использовать именно это изображение, то можно добавить название мероприятия). 

  • Чтобы добавить изображение с вашего компьютера как логотип к мероприятию, кликните на кнопку «+ Добавить изображение». В появившемся окне «Выберите изображение...» кликните на «Выберите файл». 

  • В появившемся окне найдите нужный файл на вашем компьютере и нажмите «Открыть». 

  • Пожалуйста, убедитесь, что изображение, которое вы добавляете, соответствует всем требованиям к логотипу, указанным выше. Иначе система выдаст ошибку, и вы не сможете сохранить мероприятие или шаблон, в зависимости от того, что вы хотели создать. 

 

2.  Название мероприятия (обязательное поле)

В поле «Название мероприятия» укажите выбранное вами название мероприятия. Оно будет отображаться в календаре мероприятий. Название не должно превышать 255 символов.  

 

3. Формат и доступность (обязательное поле)

В поле «Формат мероприятия» выберите формат из выпадающего списка: Форсайт, Конференция, Семинар/Тренинг, Круглый стол и так далее.

Обратите внимание, что возможно создание вебинара, не предполагающего личного присутствия участников в Точке Кипения.

Укажите доступность мероприятия:

  • Открытое — если на участие в вашем мероприятии может прийти любой желающий, предварительно подав заявку.
  • Регистрация по запросу — вы принимаете решение об участии пользователей в вашем мероприятии, подтверждая участников мероприятий или отклоняя их заявки в личном кабинете.
  • Расширенная регистрация — для регистрации на мероприятие пользователю нужно заполнить форму регистрации, как это сделать описано по ссылке.

В данном разделе, при необходимости, возможно добавить опрос для сбора информации о потенциальных участников.

 

4. Дата и время проведения (обязательное поле)

Дата начала - кликните на поле «Дата начала» и в открывшемся календаре выберите нужную дату.

Если продолжительность вашего мероприятия больше одного дня, то отметьте, что мероприятие не однодневное, и введите дату окончания мероприятия. Если ваше мероприятие однодневное, то поле «Дата окончания» вам недоступно и вносить в него вам ничего не нужно.

После того как вы закончите создание мероприятия и нажмете на кнопку «Добавить мероприятие», оно автоматически попадет на модерацию. Если ваше мероприятие планируется в Точке кипения, оно отправится на рассмотрение администратором этой Точки кипения. Ему можно адресовать дополнительные вопросы, касающиеся возможных даты и времени проведения. Вопросы, связанные с одобрением мероприятий, который проходят НЕ в Точке кипения, необходимо адресовать на почту службы поддержки ([email protected]). 

 

5. Дата окончания регистрации (обязательное поле)

Укажите дату окончания регистрации — кликните на поле «Дата окончания» и в открывшемся календаре выберите нужную дату. 

 

 

6. Место проведения (обязательное поле)

  • Выберите город проведения вашего мероприятия. Если местом проведения будет Точка кипения, выберите ее, кликнув на соответствующую иконку Точки кипения. Обратите внимание, что по умолчанию в этом поле отображаются не все Точки кипения. Вы можете кликнуть по кнопке «Показать еще», чтобы отобразилось больше Точек кипения, и найти нужную в списке. 

Чтобы ускорить поиск, вы можете воспользоваться фильтрами по этому полю: 

  • Город (чтобы выбрать Точки кипения определенного города, начните вводить его название и кликните по подходящей вам подсказке, которая появится под этой графой) 
  • Формат Точки кипения (вы можете искать среди всех Точек кипения, только среди городских или только среди университетских Точек кипения) 
  •  Если местом проведения будет не Точка кипения, то кликните «Не в Точке кипения», в появившемся окне вы сможете заполнить адрес проведения мероприятия.

К каждому названию площадки прикрепляется свой адрес. Начните вводить название вашей площадки. Если в выпавшем списке появилось название вашей площадки, но адрес отличается от нужного, значит введённое вами название уже закреплено за другим пользователем. Создайте другое, уникальное название и введите информацию о местоположении площадки в поля формы, иначе она не сохранится и не добавится к мероприятию.  

 

7. Информация о мероприятии

  • Предполагаемое количество участников — введите в это поле ожидаемое число участников вашего мероприятия, число должно быть одно (обязательное поле); 

  • Краткая информация — в этом поле кратко укажите самую существенную информацию о планируемом мероприятии, текст не должен превышать 255 знаков (обязательное поле); 

  • Подробная информация (до 5000 символов) — в этом поле вам необходимо описать, что будет входить в содержание вашего мероприятия и чему посвятят свое время его участники (обязательное поле). 

 

8. Темы мероприятий (обязательное поле)

Выберите как минимум одну тему мероприятия, но можете отметить галочками и более одной темы, если они подходят вашему мероприятию.

 

9. Добавляемые баллы компетенций (обязательное поле)

В это поле вам необходимо внести те компетенции, которые получат пользователи после участия в вашем мероприятии. Участникам мероприятия, посетившим его, автоматически начислятся указанные вами баллы компетенций. Вам необходимо выбрать как минимум одну компетенцию. Можно выбрать более одной. Рекомендуем выбирать баллы от 1 до 3. 

Чтобы добавить баллы компетенций, нажмите кнопку «Добавить» и выберите, по каким направлениям и по сколько баллов участникам будут начисляться компетенции. 

 

10. Материалы и файлы

Если вам нужно приложить какие-либо файлы к вашему мероприятию, то нажмите кнопку «Добавить файлы». 

В открывшемся окне выберите нужный файл.

11. Контактная информация

Сайт — напишите ссылку на ваш сайт в формате: 

 https://адрес_вашего_сайта (необязательное поле); 

  • Контактный email (обязательное поле); 

  • Контактный телефон (обязательное поле); 

  • Контактное лицо (обязательное поле) — чтобы ввести контактное лицо, необходимо знать ID пользователя (т. е. он должен быть зарегистрирован в системе Leader-ID). Если пользователь зарегистрирован, то вам нужно ввести ID или начать вписывать фамилию и имя человека, система найдет всех, кто зарегистрирован с похожими данными, вам остается только выбрать необходимого. Вписать человека, у которого нет профиля в системе Leader-ID, нельзя. 

 

12. Организатор(ы) мероприятия

 

Организатор мероприятия — юридическое лицо. Чтобы добавить организатора, начните вводить название организатора, затем из появившегося списка выберите необходимый пункт и нажмите кнопку «Добавить». 

Если нужный вам организатор отсутствует, то вам необходимо его добавить. Для этого наведите курсор на знак вопроса. Появится поле, внизу которого нужно нажать «Создать». 

В появившемся окне заполните необходимые данные:

  1. Логотип

                     Требования к изображению:

  • минимальная ширина изображения 400 пикселей, минимальная высота изображения 400 пикселей, максимальный размер для изображений 2 МБ; 
  • формат логотипа только JPG, GIF, BMP или PNG. 

 

  1. Название организатора
  • только юридическое лицо; 
  • не должно превышать 255 знаков.

 

  1. Ссылка на страницу - в формате:

https://адрес_вашего_сайта (необязательное поле)

 

13. Со-модераторы (необязательное поле)

Кликнув по кнопке «Добавить», укажите пользователей, которым вы хотите дать доступ к редактированию мероприятий. 

14. Ведущие мероприятия (необязательное поле)

Кликнув по кнопке «Добавить», вы можете указать пользователей, которые будут участвовать в мероприятии в качестве ведущих. 

15. Спикеры мероприятия (необязательное поле)

Кликнув по кнопке «Добавить», вы можете указать пользователей, которые будут выступать на мероприятии как спикеры. 

16. Мастера мероприятия (необязательное поле)

17. Эксперты мероприятия (необязательное поле)

 

18. Контакты для аккредитации СМИ (необязательное поле)

  •  Ф. И. О. ответственного лица (необязательное поле); 

  •  Email (необязательное поле); 

  •  Контактный телефон — в зависимости от номера абонента выберите «РФ» или «Страны» (обязательное поле). 

 

Если на мероприятии планируется более одного представителя СМИ, вам не нужно указывать контакты каждого из них. Достаточно указать контакты одного человека со стороны вашей организации, который занимается приглашением СМИ на мероприятие. 

 

 

19. Теги (необязательное поле)

Вы можете указать теги, которые вы хотите добавить к своему мероприятию. Так пользователям будет проще его найти при поиске по сайту. 

Каждый новый тег — это дополнительный клик по кнопке «Добавить» перед тем, как его внести. 

 

20. Ссылка на трансляцию в YouTube (необязательное поле)

Клик по кнопке «Добавить» откроет поле, в которое можно вставить ссылку на трансляцию, загруженную в YouTube. 

Добавить трансляцию к мероприятию можно и после того, как оно фактически будет проведено. Если вам необходима трансляция, необходимо указать это сразу при создании мероприятия (в поле «Дополнительно»). Возможность ее проведения в нужное вам время можно уточнить у администратора Точки кипения, где планируется мероприятие. 

 

21. Дополнительно

Поставьте галочки напротив соответствующих пунктов, если: 

  • вам требуется трансляция вашего мероприятия; 

  • вы хотите включить ваше мероприятие в наш еженедельный дайджест; 

  • ваше мероприятие представляет собой открытое соревнование участников, например хакатон, и должно отображаться в разделе «Вызовы». 

 

22. Публикация и создание шаблона

После того как Вы заполните все поля, нажмите кнопку «Опубликовать мероприятие».

После публикации, мероприятия попадает на модерацию. Ваше мероприятия будет рассмотрено в течение 12 часов с момента его создания. 

Пожалуйста, обратите внимание, что при внесении любых изменений в уже созданное мероприятие оно повторно попадет на модерацию.  

Чтобы создать новый шаблон мероприятия, выполните все пункты этой инструкции, как если бы вы создавали обычное мероприятия, но, когда заполните все поля, кликните «сохранить как шаблон», а не «опубликовать мероприятие».

 

23. Выбор шаблона

Если вы часто создаете однотипные мероприятия, которые, например, отличаются только датой проведения, вам будет удобнее один раз создать шаблон для них, и при повторном создании подобных мероприятий вам достаточно будет внести необходимые изменения в ваш шаблон. 

Если ранее вы создавали шаблон мероприятия, вы можете выбрать его в выпадающем списке.

 

 

 

 

 

 

Правила проведения мероприятий в Точке кипения

При подготовке к мероприятию Организатор

  1. осуществляет информирование и контроль регистраций участников на мероприятие в системе Leader-ID; 
  2. самостоятельно готовит пространство к проведению мероприятия (расстановка мебели, подготовка техники и презентационных материалов, подготовка печатных и канцелярских материалов). Все залы оборудованы согласно заявленному перечню мебели и оборудования, который можно посмотреть в соответствующем разделе «Точки кипения» на сайте Leader ID;
  3. при необходимости организаторы самостоятельно встречают гостей и участников мероприятия; 
  4. производят демонтаж и уборку оборудования, возврат мебели и оборудования используемого коворкинг-центра на исходные места. 

Важно! Доступ на площадки коворкинг-центра осуществляется через регистрацию в информационной системе Leader-ID. Если участник не зарегистрирован в системе, контролер имеет право не пропустить участника на площадку. 

Все мероприятия в коворкинг-центре Точка Кипения проводятся исключительно на безвозмездной основе, и участие для всех пользователей бесплатно

В Точке кипения не проводятся мероприятия политического и религиозного характера.  

 

Одобренное мероприятие пропало с сайта

Любое изменение в мероприятии приводит к повторной его отправке на модерацию. Повторная модерация может длиться до 12 часов в рабочие дни и до 24 часов в выходные. 

Создание анкеты-регистрации

Вы можете добавить к вашему мероприятию анкету, которую будут заполнять пользователи, подавая заявку на участие в этом мероприятии.

Вам доступно два типа регистрации участников на мероприятие: «открытое мероприятие» и «по заявке подтверждением».

К мероприятию любого типа вы можете добавить анкету, если поставите галочку перед графой «Добавить анкету». После этого в поле «Формат и доступность» ниже графы «Формат мероприятия» появится кнопка «Форма анкеты», кликнув на которую вы может создать или отредактировать раннее созданную анкету участника мероприятия.

Нажав на нее, вы переходите к созданию анкеты-регистрации. 

Выбираете тип поля формы и заполняете нужными вам вопросами. Менять вопросы местами можно с помощью поля «Порядок вывода поля в форме» — по умолчанию в нем стоит цифра 500, рекомендуем сразу ставить порядок вопросов.

Вопросы можно сделать обязательными для заполнения и необязательными..

Можно удалить вопросы из анкеты, а можно скрыть их. Если вопрос скрыт, пользователям он не отображается, но в редактировании анкеты он остается и его можно вернуть.

В выгрузке регистраций на мероприятие вы автоматически получаете: Ф.И.О., почту, телефон,  должность, компанию, город, указанные в профиле пользователя в Leader-ID. Вам не нужно заносить эти данные в анкету отдельно.

 

Описание типов полей формы

Разделитель. Текст, отображаемый без полей для ввода ответов.

Текстовое поле. Пользователь пишет ответ на вопрос текстом. Поле отображается небольшой строкой (писать длинные ответы неудобно).

Поле для ввода большого текста. Пользователь пишет ответ на вопрос текстом. Поле отображается прямоугольным боксом (писать длинные ответы удобно).

Список радиокнопок. опрос с вариантами ответа, можно выбрать только один вариант ответа. Вы можете настроить «Видимое значение» — вариант ответа, который виден пользователю, и «Передаваемое значение» — значение, которое будет видно вам. Можно просто продублировать вариант ответа в обоих полях. 

Список чекбоксов. Вопрос с вариантами ответа, можно выбрать несколько вариантов ответа (можно настроить максимальное разрешенное количество выбираемых вариантов).

Файл. Поле для загрузки файла. Можно ввести ограничения по расширению/количеству/весу файлов. 

Это основные поля. Есть много других типов полей.

Созданная форма выглядит вот так:

Для создания многоуровневых вопросов (выпадание дополнительных вопросов в зависимости ответа на предыдущий вопрос) воспользуйтесь кнопкой «Дочернее поле». Сначала вам нужно создать вопрос, который будет выпадать, и отметить в нем галочку «Дочернее поле». 

Затем вам нужно создать родительский вопрос и ответы к нему. Привязать дочернее поле к ответу можно через кнопку «Добавить поле к ответу».

Один дочерний вопрос можно привязать только к одному родительскому вопросу. 

Читать полностью..
Отчет после мероприятия

По итогам мероприятия необходимо подтвердить его проведение в системе. После проведения мероприятия система напомнит вам о необходимости загрузки отчета. Форма загрузки отчета доступна на странице мероприятия. 

Если отчет не был создан вовремя, напоминания о нем будут приходить в автоматическом режиме на почту. 

Вы сможете провести новое мероприятие в наших Точках кипения только если загрузите отчеты об уже проведенных. 

Требования к логотипу

  • не используйте вертикальную картинку (даже если это фото, нужно обрезать и поменять пропорции); 

  • постарайтесь подобрать изображение в пропорции 16:9, так мероприятие будет лучше смотреться в календаре; 

  • постарайтесь не использовать только логотип или изображение, которое уже часто встречается в календаре мероприятий (если нужно использовать именно это изображение, то можно добавить название мероприятия). 

После загрузки логотипа на страницу система предложит обрезать его с помощью конструктора. 

Работа с участниками мероприятия

Для управления списком участников меропиятия перейдите в раздел "Мои мероприятия".

Выберите одно из созданных вами мероприятий и нажмите кнопку "Участники".

 

Вы можете просмотривать список заявок на ваше мероприятие, одобрять или отклонять участие (если у вас мероприятие с подтверждением участия).

Для одобреня мероприятия нажмите на зеленую галочку рядом с участником. Для отклонения заявки нажмите красный крестик рядом с участником. 

Если участники заполняли анкету при регистрации на мероприятие, то их ответы будут видны вам в списке заявок.

Вы можете скачать список участников. 

 

Текстовый редактор

Текстовый редактор для организаторов

Мы неоднократно столкнулись с вопросом «Да что у вас случилось с полем для ввода описания мероприятия?!?!?! Вставляемый текст делится на несколько абзацев, теперь редактирование текста не как в ворде, а правки в текст как-то сложно вносятся!!».

Рассказываем, что случилось. Мы проанализировали страницы мероприятий на Leader-ID и узнали, что 30% организаторов делают описания больше 1000 знаков. Хорошо, что им важно размещать исчерпывающую информацию для участников, но тексты получаются громоздкими, с разным стилем и размером шрифтов, заголовки не выделены, отступы разные, а в списки сложно вносить изменения.

У нас наболело и мы запустили новый редактор событий для организаторов. Нам вместе с вами приходится учиться работать с ним и привыкать к нему. Вместо одной большой плашки для небольшой редактуры описания мероприятия у нас появилось три функциональных окна для форматирования заголовков, работы с основным текстом и удаления абзацев текста. Да, вы не можете просто «скопировать-вставить» ранее написанный текст: лучше это делать по абзацам, выбирая сначала какой стиль текста вы будете использовать (заголовок или основной текст).

Нам тоже приходится заводить описание мероприятия на три минуты дольше, но вот несколько плюсов этого решения: описания мероприятий выглядят понятнее и привлекательнее для будущих посетителей: можно задать красивые заголовки от первого до шестого уровня, вложить изображения мероприятия, привести цитаты великих людей, мгновенно создавать и редактировать списки. Редактор уже работает.

Как выглядит описание вымышленного мероприятия в старом текстовом редакторе

Как выглядит описание вымышленного мероприятия в новом текстовом редакторе

 

Читать полностью..