Советы организаторам запоминающихся событий

31 января 2019 г.

Крупные события сети “Точек кипения” собирают довольно взыскательную аудиторию. Частые посетители Точек - люди, готовые учиться и быть вовлеченными в смысловые процессы вашего мероприятия. Они не только активно участвуют в дискуссиях, но и описывают свой пользовательский опыт в социальных сетях. Для организаторов событий в Точках кипения мы предлагаем несколько способов сделать мероприятия интересными большей части  вашей аудитории.

Подготовка спикера к мероприятию

При любом уровне сложности ваша аудитория разделится на тех, кто ничего не понял, и тех, для кого материал был изложен слишком просто. При этом, современные тренды в организации событий показывают, что организаторам стоит изменить само отношение к формату. Спикера, разговаривающего по методу “PowerPoint - караоке”, уже недостаточно, чтобы возбудить интерес аудитории. Докладчику, помимо качественного содержания выступления, необходимо уметь общаться с аудиторией и обладать харизмой. Такое отношение спикера помогает сформировать интерес к теме события среди участников.

Приглашайте спикеров на ваше мероприятие, предварительно прослушав их выступления на других площадках. Глубокий уровень экспертизы не всегда говорит о способности лектора работать с “живой” аудиторией. Найдите приглашенных докладчиков, которые готовы работать с разным уровнем знаний аудитории. Проверьте что спикер выступает со “свежим” материалом, а не читает одну и ту же лекцию на протяжении года.

Работа с участниками

Для того, чтобы создать образ действительно яркого воспоминания у каждого участника, вы должны заинтересовать и вовлечь их в создание общего смыслового поля. Вместо того чтобы видеть, как аудитория использует смартфоны, чтобы отключиться от потока транслируемой информации, хороший спикер может использовать телефон в качестве инструмента взаимодействия с аудиторией. Организаторы могут предложить участникам использовать приложения для мероприятий, такие как Sli.do и Glisser. Эти приложения позволяют писать заметки по ходу просмотра слайдов, загружать свои слайды, взаимодействовать с другими участниками, используя интерактивную новостную ленту, и проводить опросы аудитории. Опросы - отдельный интересный инструмент работы с участниками. Большинство участвующих хотят видеть суммарные результаты.

Презентацию спикера может сопровождать чат вопросов и ответов (Q&A). Можно установить приложение, которые позволит участникам писать свои вопросы в онлайн-режиме или вы можете использовать более простые решения - чат Телеграм или специальные публикации в ленте Facebook. Сессия вопросов после выступления обойдется без переносных микрофонов, если вы, к примеру, попросите участников скачать приложение Crowdmics, что позволит их смартфону работать как микрофон.

Если вы организуете мастер-класс или же ваше мероприятие предполагает интерактивную работу участников, вы можете «разогреть» аудиторию, попросив их распределиться по группам или поменять в процессе работы рассадку в зале. Вы можете удивить зрителей разместив лектора в непривычном месте, или предоставить участникам возможность взаимодействовать и преобразовывать пространство: клеить стикеры, размещать свои идеи или контакты.

Техническое оснащение площадки

Использование технологических решений помогает поддерживать общение докладчика с участниками мероприятия и углубляет содержание выступления. До мероприятия полезно продумать все до деталей: проверить свет и звук, читаемость форматов, в которых должны быть представлены презентации. Полезно найти время, чтобы встретиться заранее с вашими докладчиками и проанализировать технические аспекты каждой из презентаций.

На что стоит обратить особое внимание: 

Стоит согласовать с лектором формат презентации, чтобы убедиться, что они поддерживаются вашим оборудованием. Например, если лектор использует Apple Keynote, они не смогут представить его презентацию с помощью большей части стандартного оборудования. Обсудите со спикерами разрешение презентации, которое будет лучше смотреться на ваших мониторах. Зная, какие коэффициенты вам понадобятся (стандартные 4:3 и 16:9), вы сможете заранее сообщить оратору о том какие слайды готовить.

Существует множество микрофонов, которыми можно пользоваться: проводные микрофоны, беспроводные микрофоны, карманные микрофоны, микрофоны или даже гарнитура. Все они хорошо работают, но важно спросить ведущего о том, какой он предпочитает, чтобы он мог действительно взаимодействовать с аудиторией таким образом, который ему кажется естественным.

Помните, что самое важное в каждом событии - сохранить смыслы и не забыть про безупречную организацию - она вам понадобится, чтобы люди могли сфокусироваться на содержании.

 

Специфика организации мероприятий в Точке кипения

 

  1. Все мероприятия на территории Точки кипения проводятся бесплатно и регистрируются в системе Leader ID
  2. Для организации и проведения мероприятия на территории Точки кипения всем участникам (организаторам, спикерам, посетителям мероприятия), необходимо быть зарегистрированными в системе Leader ID (leader-id.ru)
  3. Подготовка мероприятия является обязанностью организаторов, Точка кипения предоставляет только залы и необходимые оборудование, в зависимости от зала проведения мероприятия: все необходимые расходные материалы (канцелярские товары, кейтеринг, и т.д.), организатор завозит на площадку самостоятельно.