Деловая переписка, которую читают

16 сентября 2019 г.

Корпоративная деловая переписка — задача скучная и формальная. Достаточно соблюсти технические требования, закрепленные ГОСТом, чтобы она была выполнена. Письму присвоят входящий номер и обработают в соответствии с принятыми правилами. Но если мы преследуем цель, чтобы письмо все же прочитали и заинтересовались, многочисленные ограничения делают задачу интересной.

Коммерческая деловая переписка призывает начинать с поиска точек соприкосновения, с создания доверия. Корпоративная переписка — разговор двух функций, никто не делает вид, что письмо писал тот же человек, который его подписывает, и читать, вероятно, тоже будет не адресат. Поэтому механизм взаимодействия совсем другой, а вызвать интерес как-то надо.

Вот шаблон письма с корпоративным деловым предложением, который работает в большинстве случаев.

Приветствие

Здесь ГОСТ не оставляет пространства для фантазии. По формальным правилам, мы обязаны написать, что адресат уважаемый, назвать его по фамилии, имени и отчеству или должности (с прописной буквы), а в конце поставить восклицательный знак. Никого это фальшивое уважение не обманывает, и никто его не читает.

Например: «Филипп Филиппович!» — читается лучше.

Кто мы

Прежде чем искать точки соприкосновения, стоит сообщить, о чем речь и зачем читать дальше. Здесь можно сказать, что мы проводим мероприятие, что организация создана постановлением Правительства РФ для такой-то задачи, что цель у нас такая и нас поддерживает вот такая организация. Это не отвечает на вопрос, зачем с нами сотрудничать, но говорит, что с нами можно иметь дело. Всю эту информацию надо уместить в семь, а лучше в пять строк первого абзаца, поэтому придется выбрать главное.

Например: «С 25 по 28 мая распоряжением Министерства образования при поддержке НТИ мы проводим образовательный марафон на Луне. Цель марафона — познакомить новое поколение специалистов с работой в условиях низкой гравитации».

Точки соприкосновения

Время искать точки контакта — а это значит нещадно, но правдиво хвалить адресата и его организацию. Общие фразы и замшелые клише не годятся, придется найти конкретную информацию. В чем они действительно первые, передовые, нужные, чем они сами больше всего гордятся, и почему это нам так важно, что мы пришли с предложением.

Например: «Ваш институт занимает первое место в мире по числу разработок для условий низкой гравитации. Наши специалисты проходят обязательный курс обучения по вашему учебнику со сдачей экзамена».

Что мы предлагаем и что ему с того

Комплименты хороши, чтобы установить контакт, но их недостаточно, чтобы вызвать ответные действия. Здесь тоже нужны конкретные факты: что конкретно вы хотите получить и какая выгода от этого будет адресату.

Например: «Предлагаем вам и вашим сотрудникам провести на марафоне практический курс для наших специалистов. Вы сможете вместе проверить на практике свои гипотезы и пригласить к себе самых перспективных участников».

Что мы можем для него сделать

Любые бонусы имеют смысл, только когда адресат и без них готов сотрудничать. Их задача — подтолкнуть собеседника сделать первый шаг сейчас, пока его принципиальное согласие не утонуло в ежедневной рутине.

Например: «В случае вашего согласия мы готовы взять на себя доставку ваших сотрудников на Луну».

С кем связаться

Скорее всего, практические вопросы будет решать не тот, кто подписал письмо, поэтому здесь важно дать все мыслимые каналы связи того, кто занимается этой темой. Это не проблема. Проблема, что письмо составлял тот же самый человек, а значит, по ГОСТу его контакты будут написаны дважды одними и теми же словами в двух соседних абзацах: до и после подписи. Это отнимает место, где можно было дать важную информацию, и угнетает бессмысленностью.  

Например: «Контактное лицо: Ольга Алексеева (телефон, почта)» — одного раза достаточно.

Подпись

Приятно знать, что ГОСТ не всесилен. По правилам, в подписи надо писать «С уважением, ...», но, к счастью, так почти никто не делает. Должности и фамилии того, кто подпишет письмо, вполне достаточно, чтобы понять, на каком уровне идет разговор.

Например: «Директор центра внеземных технологий И. М. Антонов».

Как еще повысить внимание к тексту

Ничто так не радует глаз, как документ на одном листе. Любая информация, которую можно охватить взглядом, усваивается на порядок быстрее. С учетом огромной шапки и официальной подписи, на текст письма остается меньше половины страницы. Это три-четыре абзаца, в которые придется уложить всю информацию.

Разумно представиться в первом, найти точки контакта и предложить сотрудничество во втором. В третьем обосновать выгоду и предложить другие возможности. В третьем с половиной дать контакты человека, с которым можно связаться. Такое письмо отвечает на все базовые вопросы и способно заинтересовать настолько, что адресат или его представитель позвонит узнать подробности. А дальше все зависит от человека, который снимет трубку.

Остались вопросы? Напишите в чат-бот в ВКонтакте, Telegram, Facebook

Читайте также