Как провести крутое мероприятие в онлайне

Cобрали для вас 24 фишки, которые помогут организовать мероприятие в онлайне не хуже, чем в Точке кипения.

В чем отличие от обычного мероприятия в Точке кипения

Возможности:

Сложности:

Чек-лист организатора онлайн-мероприятия

Собрали советы, на что обратить внимание на каждом этапе проведения онлайн-мероприятия: от планирования и сбора аудитории до проведения и обратной связи после события. Даже если последнюю неделю все только и делали, что читали статьи по удаленной работе, все равно каждый день организаторы нарушают эти вроде бы простые правила.

Создайте страницу мероприятия

Участники будут видеть название в календаре, рассылках и постах в социальных сетях и по нему принимать решение, зайти на страницу мероприятия или нет. Суть в 60 символах — хорошо, длинный и казенный текст — плохо.

95% названий мероприятий на Leader-ID укладываются в 120 символов. Пик на 30–60 символах неспроста: такие названия хорошо выглядят на маленьких карточках в календаре и в социальных сетях

Наглядный пример из трех названий: 35, 141 и 59 символов с пробелами

Изображение на заставке мероприятия показывается наравне с названием. Это первое, что видит пользователь. Оно должно передавать суть мероприятия и кто его проводит, запоминаться пользователям сайта. Фирменная заставка сообщества — хорошо, фото со стока — плохо.

Две заставки мероприятий для сравнения. Догадаетесь, что внизу мероприятие про управление командой и проектами?

Наиболее охотно пользователи регистрируются на мероприятия, описание которых в 3–4 абзацах дает представление, чем оно полезно для участников, что нового они получат, каковы условия отбора. По нашим данным, в среднем посетители страницы мероприятия просматривают первые 15 строк, а до конца описания в 2500 символов дочитывают только 36%. Кратко, простым языком и про пользу — хорошо, 2 страницы А4 воды — плохо.

Реальные профи и компании — эксперты в области добавляют доверия. Подсветите тех, с кем проводите событие, дайте пользователям перейти на их страницы и ознакомиться с опытом эксперта. Илон Маск на лекции про инновации — хорошо, псевдоспециалист из соседнего подъезда — плохо.

Разработайте презентацию и выступление

У вас не будет живой обратной связи во время мероприятия, поэтому не стоит импровизировать, даже если вы привыкли это делать. Заранее продумайте выступление. Так вы не уйдете от темы, а участники получат максимум пользы.

«Говорящая голова» страшно утомляет слушателя. Используйте цитаты, мемы, видео и фото, чтобы участники не устали, слушая вас.

У вас не будет проектора для большого экрана, как на офлайновом мероприятии. Лучше сделать минимум текста крупного размера и по сути. Обязательно протестируйте презентацию на ноутбуке и телефоне, ведь именно так ее увидят слушатели.

Встроенные проигрыватели видео на нашем и других сайтах меньше размера экрана. Если заголовок слайда еще виден хорошо, то основной текст читается с трудом

Структурированная схема или таблица поможет участникам быстрее разобраться в сложном материале, а наглядная иллюстрация — лучше усвоить ваш контент или сделать передышку.

«Война и мир» на один слайд все равно не влезет. Чем меньше слов — тем понятнее участникам.

Подготовьте мероприятие

Есть YouTube, открытая встреча в Яндекс.Телемост, Zoom, GoToWebinar и другие инструменты. Главное, чтобы он был удобен вам и не требовал регистрации участников, а трансляцию можно было экспортировать в YouTube.

Как рассказали аналитики, только каждый шестой из тех, кто хотел сделать трансляцию, делает ее и выкладывает ссылку в карточку мероприятия. Главная причина в том, что трансляцию надо настраивать заранее, иначе в последний момент что-то обязательно пойдет не так. Протестируйте функционал площадки и убедитесь, что знаете все: как включать трансляцию, делиться экраном, переключать слайды, останавливать трансляцию.

Как только готова площадка, поставьте ссылку на вашу трансляцию в мероприятие в разделе «Место и время» — «Онлайн-трансляция». Дать ссылку заранее — хорошо. Через 10 минут после заявленного времени старта — плохо.

Шуршащий микрофон и плохой интернет — ваши надежные друзья, если ваша задача убить свое выступление. Заранее выберите тихое место проведения с быстрым интернетом, проверьте качество звука и картинки.

Комментарий к одной из лекций партнеров на YouTube, а ведь она идет 2 часа!

Соберите свою аудиторию

Аудитория есть у каждого. Эффективнее пополнять ее, чем каждый раз формировать заново. Пригласите участников прошлых событий, тех, с кем сами были на мероприятиях, подписчиков и друзей. Самый простой способ — сделать емейл-рассылку с анонсом и ссылкой на регистрацию.

Опубликуйте анонс мероприятия в социальных сетях и профессиональных сообществах, в которых крутится ваша аудитория.

Если есть бюджет, дайте рекламу вашего мероприятия в тех социальных сетях, новостных и поисковых ресурсах, которыми пользуется ваша аудитория. Не забудьте поставить ссылку на страницу события. Вам смешно, а каждый пятый забывает.

Часть организаторов боится быть назойливыми, но среди тех, кто сам зарегистрировался на мероприятие, напоминание чаще вызывает благодарность, чем раздражение. А если все же захотите прислать им дополнительную информацию, сделайте рассылку сами или через поддержку.

Будьте полезным спикером

Когда человек в сети, ему слишком легко уйти смотреть видео с котиками, если трансляция не началась вовремя. Лучше выйти на связь за 5 минут до старта и разогреть аудиторию, чем потерять участников.

Придерживайтесь плана выступления. Даже если осенила гениальная мысль, не уходите от темы. Важно держать тайминг и сохранять ритм выступления. Многие гении экспромта признаются, что заучивали наизусть первые выступления.

Диалог слушать легче, чем монолог, особенно если мнения спикеров чуть-чуть расходятся. Пригласите коллегу провести мероприятие с вами и увидите, как оживится аудитория.

Сложно одновременно следить за звуком, переключать слайды и давать советы опоздавшим. Никто так и не делает. Поэтому, если есть возможность, попросите другого человека следить за трансляцией, пока вы выступаете. Так вы избежите технических накладок и не будете отвлекаться.

Держите связь после мероприятия

Часть организаторов отказывается от обратной связи, потому что боится негативных отзывов. Но, когда вы не видите свою аудиторию, этот источник информации необходим вам как никогда.
При создании или редактировании мероприятия на Leader-ID вы можете включить опцию автоматического получения обратной связи от участников вашего мероприятия. Результаты будут доступны вам в «Кабинете организатора». Чтобы посмотреть статистику, нажмите кнопку «Статистика отзывов участников» на карточке мероприятия.

Это мероприятие выше среднего по всем показателям удовлетворенности участников

Не забудьте сохранить трансляцию, когда закончите мероприятие. Так она останется доступной на сайте и будет привлекать новую аудиторию, а вы сможете использовать записанное видео.

Не стесняйтесь напоминать о себе: сделайте опрос о том, какая тема следующего мероприятия им интересна, расскажите о своих планах или спросите совета. Когда вы заведете новое мероприятие, ваша аудитория будет уже готова.

Разбор полетов по горячим следам

Иногда простые оплошности, которые допускает организатор, мешают ему собрать аудиторию и донести контент: сложное название, не соответствующий сути логотип, отсутствие продвижения. Чтобы закрепить 24 предыдущих совета и убедиться, что это не кэпство, посмотрите, чего можно легко избежать, продумывая эти моменты заранее. Наши предположения, почему на мероприятия подали мало заявок, относятся только к странице мероприятия и никак не затрагивают содержание лекции, глубину темы или компетенции спикера.

На это мероприятие подали заявку 5 человек. Возможные причины:

Еще пример мероприятия с 5 заявками, но уже по другой причине:

И в завершение разбора полетов статистика: в поисках примеров для этой статьи мы попросили разработчиков выгрузить список открытых онлайн-мероприятий за год, на которые записалось меньше 10 человек. Когда мы получили данные, нам стало грустно: 92% организаторов, заявивших трансляцию, не указали, как в нее попасть. Проводили ее по факту или нет, ни мы, ни зарегистрировавшиеся онлайн-участники никогда не узнают.

Шпаргалка

Подытожим, какие шаги стоит сделать на Leader-ID, чтобы провести мероприятие и получить максимум пользы от дополнительных сервисов. Можете скопировать напоминалку или сделать скриншот.

Готовы провести онлайн-мероприятие? Создайте страницу мероприятия на Leader-ID прямо сейчас.