Как провести крутое мероприятие в онлайне

2 апреля 2020 г.
Написали пошаговую инструкцию для тех, у кого мало опыта проведения онлайн-мероприятий. Рассказали, как организовать и провести событие, которое понравится участникам, и чего лучше не делать, даже если очень хочется.

В чем отличие от обычного мероприятия в Точке кипения

Возможности:
  1. Аудитория не ограничена городом проведения мероприятия, ваш охват — весь мир.
  2. Легкий вход для участников. Не нужно никуда ехать, искать парковку, стоять в очереди на регистрацию, выбирать место в аудитории. Включил трансляцию — и участвуешь.
  3. Сами выбираете удобное время и место проведения. Не нужно зависеть от занятости залов, близости к метро или наличия парковки.
  4. Можно записать и переиспользовать материал.
Сложности:
  1. Вы не видите аудиторию, но она видит вас. Важно помнить, что вас смотрят люди, даже если вы рассказываете о захвате мира с любимого дивана.
  2. Меньше возможности обратной связи. Вам не будет видна реакция слушателей, поэтому сложнее скорректировать выступление, если аудитория утомилась или отвлекается.
  3. Зависимость от технических решений. Качество интернета, видео и аудио влияет на то, насколько понравится ваше мероприятие.
  4. Кофе-брейком и подарочным блокнотом не откупиться, только контент, только хардкор.

Чек-лист организатора онлайн-мероприятия

Собрали советы, на что обратить внимание на каждом этапе проведения онлайн-мероприятия: от планирования и сбора аудитории до проведения и обратной связи после события. Даже если последнюю неделю все только и делали, что читали статьи по удаленной работе, все равно каждый день организаторы нарушают эти вроде бы простые правила.

Создайте страницу мероприятия

Совет 1. Выберите емкое название
Участники будут видеть название в календаре, рассылках и постах в социальных сетях и по нему принимать решение, зайти на страницу мероприятия или нет. Суть в 60 символах — хорошо, длинный и казенный текст — плохо.
95% названий мероприятий на Leader-ID укладываются в 120 символов. Пик на 30–60 символах неспроста: такие названия хорошо выглядят на маленьких карточках в календаре и в социальных сетях
Наглядный пример из трех названий: 35, 211 и 61 символ с пробелами
Совет 2. Найдите подходящий по смыслу логотип
Изображение на заставке мероприятия показывается наравне с названием. Это первое, что видит пользователь. Оно должно передавать суть мероприятия и кто его проводит, запоминаться пользователям сайта. Фирменная заставка сообщества — хорошо, фото со стока — плохо.
Две заставки мероприятий для сравнения. Догадаетесь, что внизу мероприятие про управление командой и проектами?
Совет 3. Составьте нескучное и краткое описание мероприятия
Наиболее охотно пользователи регистрируются на мероприятия, описание которых в 3–4 абзацах дает представление, чем оно полезно для участников, что нового они получат, каковы условия отбора. По нашим данным, в среднем посетители страницы мероприятия просматривают первые 15 строк, а до конца описания в 1800 символов дочитывают только 36%. Кратко, простым языком и про пользу — хорошо, 2 страницы А4 воды — плохо.
Совет 4. Позовите интересных спикеров и ведущих
Реальные профи и компании — эксперты в области добавляют доверия. Подсветите тех, с кем проводите событие, дайте пользователям перейти на их страницы и ознакомиться с опытом эксперта. Илон Маск на лекции про инновации — хорошо, псевдоспециалист из соседнего подъезда — плохо.

Разработайте презентацию и выступление

Совет 5. Продумайте формат и структуру выступления
У вас не будет живой обратной связи во время мероприятия, поэтому не стоит импровизировать, даже если вы привыкли это делать. Заранее продумайте выступление. Так вы не уйдете от темы, а участники получат максимум пользы.
Совет 6. Соберите больше деталей, которые удержат внимание слушателя
«Говорящая голова» страшно утомляет слушателя. Используйте цитаты, мемы, видео и фото, чтобы участники не устали, слушая вас.
Совет 7. Выберите крупный шрифт
У вас не будет проектора для большого экрана, как на офлайновом мероприятии. Лучше сделать минимум текста крупного размера и по сути. Обязательно протестируйте презентацию на ноутбуке и телефоне, ведь именно так ее увидят слушатели.
Встроенные проигрыватели видео на нашем и других сайтах меньше размера экрана. Если заголовок слайда еще виден хорошо, то основной текст читается  с трудом
Совет 8. Добавьте иллюстрации, таблицы и схемы
Структурированная схема или таблица поможет участникам быстрее разобраться в сложном материале, а наглядная иллюстрация — лучше усвоить ваш контент или сделать передышку.
Совет 9. 1 слайд = 1 мысль
«Война и мир» на один слайд все равно не влезет. Чем меньше слов — тем понятнее участникам.

Подготовьте мероприятие

Совет 10. Выберите площадку трансляции
Есть YouTube, открытая встреча в Zoom, GoToWebinar и другие инструменты. Главное, чтобы он был удобен вам и не требовал регистрации участников, а трансляцию можно было экспортировать в YouTube.
Совет 11. Протестируйте весь функционал
Как рассказали аналитики, только каждый шестой из тех, кто хотел сделать трансляцию, делает ее и выкладывает ссылку в карточку мероприятия. Главная причина в том, что трансляцию надо настраивать заранее, иначе в последний момент что-то обязательно пойдет не так. Протестируйте функционал площадки и убедитесь, что знаете все: как включать трансляцию, делиться экраном, переключать слайды, останавливать трансляцию.
Совет 12. Заранее дайте ссылку на трансляцию
Как только готова площадка, поставьте ссылку на вашу трансляцию в мероприятие в разделе «Дополнительно» — «Требуется видеотрансляция». Дать ссылку заранее — хорошо. Через 10 минут после заявленного времени старта — плохо.
Совет 13. Проверьте качество звука и скорость интернета
Шуршащий микрофон и плохой интернет — ваши надежные друзья, если ваша задача убить свое выступление. Заранее выберите тихое место проведения с быстрым интернетом, проверьте качество звука и картинки.
Комментарий к одной из лекций партнеров на YouTube, а ведь она идет 2 часа!
Совет 14. Подтяните сервисы, которые облегчат жизнь вам и участникам
Для всех мероприятий на Leader-ID доступен сервис обмена документами. Он позволит вам и участникам поделиться презентацией и любыми документами после мероприятия. А чтобы участники завязывали полезные контакты даже онлайн, подключите сервис нетворкинга.
Нетворкинг доступен всем организаторам, вам остается только включить опцию для нужного мероприятия

Соберите свою аудиторию 

Совет 15. Ставьте понятные темы
В идеале тема мероприятия не требует дополнительных пояснений: всем понятно, на кого оно рассчитано и что будут делать пользователи. Чем понятнее описано мероприятие, тем больше вероятность, что ИИ рекомендует его вашей ЦА.
Выберите до 5 тем из списка, по ним посетители сайта фильтруют календарь и ищут мероприятия, а мы подбираем мероприятия для рекомендаций
Совет 16. Сначала позовите ту аудиторию, что у вас уже есть
Аудитория есть у каждого. Эффективнее пополнять ее, чем каждый раз формировать заново. Пригласите участников прошлых событий, тех, с кем сами были на мероприятиях, подписчиков и друзей. Самый простой способ — сделать емейл-рассылку с анонсом и ссылкой на регистрацию.
Совет 17. Задействуйте соцсети и профессиональные сообщества
Опубликуйте анонс мероприятия в социальных сетях и профессиональных сообществах, в которых крутится ваша аудитория.
Совет 18. Используйте рекламу, когда есть возможность
Если есть бюджет, дайте рекламу вашего мероприятия в тех социальных сетях, новостных и поисковых ресурсах, которыми пользуется ваша аудитория. Не забудьте поставить ссылку на страницу события. Вам смешно, а каждый пятый забывает.
Совет 19. Напоминайте
Часть организаторов боится быть назойливыми, но среди тех, кто сам зарегистрировался на мероприятие, напоминание чаще вызывает благодарность, чем раздражение. Если не хотите беспокоить участников, перед мероприятием они получат автоматическое письмо-напоминание. А если все же захотите прислать им дополнительную информацию, сделайте рассылку сами или через поддержку.

Будьте полезным спикером

Совет 20. Начинайте чуть раньше
Когда человек в сети, ему слишком легко уйти смотреть видео с котиками, если трансляция не началась вовремя. Лучше выйти на связь за 5 минут до старта и разогреть аудиторию, чем потерять участников.
Совет 21. Держитесь курса
Придерживайтесь плана выступления. Даже если осенила гениальная мысль, не уходите от темы. Важно держать тайминг и сохранять ритм выступления. Многие гении экспромта признаются, что заучивали наизусть первые выступления.
Совет 22. Пригласите другого спикера или эксперта 
Диалог слушать легче, чем монолог, особенно если мнения спикеров чуть-чуть расходятся. Пригласите коллегу провести мероприятие с вами и увидите, как оживится аудитория.
Совет 23. Зовите на помощь
Сложно одновременно следить за звуком, переключать слайды и давать советы опоздавшим. Никто так и не делает. Поэтому, если есть возможность, попросите другого человека следить за трансляцией, пока вы выступаете. Так вы избежите технических накладок и не будете отвлекаться.

Держите связь после мероприятия

Совет 24. Поддержите интерес к себе полезными материалами
Поделитесь презентацией, кейсами, фото и статьями через сервис Welcome. Материалы будут доступны 2 месяца, и каждый участник сможет их дополнить своей подборкой.
Совет 25. Приветствуйте обратную связь
Часть организаторов отказывается от обратной связи, потому что боится негативных отзывов. Но, когда вы не видите свою аудиторию, этот источник информации необходим вам как никогда. Посмотрите в сервисе быстрых вопросов PNP, что в вашем мероприятии понравилось аудитории, а где точки роста. Результаты доступны по ссылке https://pnp.leader-id.ru/poll/stats/номер вашего мероприятия. 
Это мероприятие выше среднего по всем показателям удовлетворенности участников
Совет 26. Сделайте видеозапись
Не забудьте сохранить трансляцию, когда закончите мероприятие. Так она останется доступной на сайте и будет привлекать новую аудиторию, а вы сможете использовать записанное видео.
Совет 27. Платформа дает вам возможность делать рассылки участникам ваших мероприятий
Не стесняйтесь напоминать о себе: сделайте опрос о том, какая тема следующего мероприятия им интересна, расскажите о своих планах или спросите совета. Когда вы заведете новое мероприятие, ваша аудитория будет уже готова.

Разбор полетов по горячим следам

Иногда простые оплошности, которые допускает организатор, мешают ему собрать аудиторию и донести контент: сложное название, не соответствующий сути логотип, отсутствие продвижения. Чтобы закрепить 26 предыдущих советов и убедиться, что это не кэпство, посмотрите, чего можно легко избежать, продумывая эти моменты заранее. Наши предположения, почему на мероприятия подали мало заявок, относятся только к странице мероприятия и никак не затрагивают содержание лекции, глубину темы или компетенции спикера.
На это мероприятие подали заявку 5 человек. Возможные причины:
  1. На заставке очень мелкий текст и слишком много информации, которую не прочитать. Хорошо видно только имя лектора и число 11. Этой информации недостаточно, чтобы понять, о чем будет мероприятие.
  2. В названии мероприятия тоже нет подсказки, о чем же мероприятие. Только профиль знаний спикера и город.
  3. В 3200 символах описания теряется суть. Хотя, если вчитаться между строк, тема актуальная: улучшение городской инфраструктуры на опыте Севастополя.
  4. Организатор указал, что будет онлайн-трансляция, а ссылку не поставил. И те, кто хотел участвовать, не смогли подключиться.
Еще пример мероприятия с 5 заявками, но уже по другой причине:
  1. Аббревиатура в названии мероприятия мешает понять, о чем оно.
  2. В описании мероприятия всего одна строка, которая практически дублирует название.
  3. И снова нет ссылки на трансляцию.
И в завершение разбора полетов статистика: в поисках примеров для этой статьи мы попросили разработчиков выгрузить список открытых онлайн-мероприятий за год, на которые записалось меньше 10 человек. Когда мы получили данные, нам стало грустно: 92% организаторов, заявивших трансляцию, не указали, как в нее попасть. Проводили ее по факту или нет, ни мы, ни зарегистрировавшиеся онлайн-участники никогда не узнают. 92%!

Шпаргалка

Подытожим, какие шаги стоит сделать на Leader-ID, чтобы провести мероприятие и получить максимум пользы от дополнительных сервисов. Можете скопировать напоминалку или сделать скриншот.
  1. Завести страницу мероприятия.
  2. Позвать участников через рассылку, социальные сети и рекламу.
  3. Подключить дополнительные сервисы Networking и Welcome.
  4. Выбрать площадку трансляции и указать ссылку на странице мероприятия.
  5. Прислать участникам письмо-напоминание за день до мероприятия.
  6. В день Х провести мероприятие.
  7. Поделиться материалами с участниками через Welcome.
  8. Проанализировать обратную связь, собранную автоматически через PNP.
Готовы провести онлайн-мероприятие? Создайте страницу мероприятия на Leader-ID прямо сейчас.

Остались вопросы? Напишите в чат-бот в ВКонтакте, Telegram, Facebook

Ольга Усынина
Раскрыла секрет успешных мероприятий

Читайте также